Las actividades de capacitación, como cualquier área de los recursos humanos, tienden a tener cierta contraposición con las tecnologías de comunicación, por más avanzadas que estas sean. Nunca será lo mismo realizar una entrevista de trabajo por teléfono, pues se pierde automáticamente la capacidad de evaluar ciertos factores del comportamiento y de la respuesta del entrevistado a ciertas situaciones.

Sin embargo, cuando se presentan ciertas variables, es conveniente recurrir a herramientas tecnológicas para obtener un resultado aceptable a cambio de tan solo una fracción del costo (y del tiempo) de una solución persona-a-persona. Un ejemplo de ello es el E-Learning, que permite difundir capacitación técnica o teórica a un grupo de personas que se encuentran en diversas locaciones. Pero eso lo dejamos para otro tema, lo que nos ocupa en este artículo es la evaluación utilizando una herramienta como lo es el Intranet.

Hace un par de años, uno de nuestros Clientes tuvo la necesidad de realizar una batería de evaluaciones a un grupo de más de 1,200 empleados. Además se requería que la información fuera procesada y analizada en un periodo de tiempo muy corto.

En ese momento me di cuenta que sería necesario recurrir a las tecnologías de información para lograr los objetivos.

Dedicamos mas o menos una semana al desarrollo de una aplicación web con acceso a una base de datos, que no era otra cosa que una sencilla página web que mostraba el formulario con las preguntas y los campos para ingresar las respuestas, y una segunda pantalla en la que los evaluados calificaban a sus superiores y compañeros en ciertas áreas de desempeño y actitud.

La primera de las pantallas guardaba los datos del empleado y sus respuestas a la evaluación, mientras que la segunda enviaba la evaluación de sus superiores y compañeros de manera anónima a otra tabla de la base de datos.

Lo mejor de todo esto, fue que los resultados y las gráficas de evaluación se alimentaban en tiempo real mientras las evaluaciones eran capturadas por los empleados. De tal forma que después de que el último empleado capturó su última respuesta, fue cuestión de un par de clicks para que comenzaran a salir las impresiones del reporte final de resultados.

Para mi punto de vista, el éxito de un procedimiento de este tipo es la claridad de los lineamientos. Mientras mejor expuesto y detallado esté el resultado esperado, mayores posibilidades tenemos de que el equipo de programación consiga una aplicación que haga exactamente lo que nosotros requerimos.

Siempre que puedo, le sugiero a mis Clientes (principalmente ejecutivos de RH) que utilicen el Intranet para eficientar sus procesos de comunicación, he visto muchas cosas muy creativas y funcionales corriendo en las redes internas (Intranets) de muchas empresas, por ejemplo:

En fin, uno decide que tipo de información se va a publicar, quienes la pueden ver, quien la debe autorizar, y cuales son las reglas de negocio que deben aplicar...

Por ejemplo, en un caso de Solicitudes de vacaciones, uno puede indicarle al sistema que nunca pueden estar de vacaciones simultáneamente dos personas del mismo departamento, o por ejemplo que la secretaria no puede tomar vacaciones mientras su jefe se encuentra de viaje... las posibilidades son infinitas.

Concluyo este artículo con una invitación a los ejecutivos de RH para que evalúen las posibilidades de esta tecnología, y lo que pueden hacer por su operación actual. Les aseguro que se sorprenderán igual que yo.